Hvad er synkronisering?
Når du bruger en af Corpay Ones integrationer til ERP-systemer og bogføringsprogrammer, synkroniserer Corpay One automatisk din bilagsdata til de tilhørende posteringer i ERP-systemet. Dét sker blandt andet, når et bilag er godkendt, når du ændrer oplysninger som kategori, beløb eller afdeling, eller når en regning bliver betalt.
Hvorfor synkronisere manuelt?
Der kan opstå situationer, hvor du har brug for manuelt at igangsætte en synkronisering, eller sågar at oprette en ny postering i ERP-systemet. Dét kan for eksempel være i tilfælde af, at Corpay One er stødt på en fejl, og at den automatisk synkronisering fejler. Derfor skal fejlen rettes, hvorefter du kan foretage en manuel synkronisering. Du kan enten synkronisere ét bilag eller flere bilag ad gangen.
Hvordan synkroniserer jeg manuelt?
Synkronisering af ét bilag
1. Find først det bilag, du ønsker at synkronisere data for, og gå til fanen Integrationer:
2. Vælg dernæst den ønskede integration fra rullemenuen, for eksempel e-conomic. Dette vil vise dig integrationsloggen for e-conomic, og ved at klikke på knappen Synkroniser igen kan du manuelt synkronisere data for bilaget til e-conomic:
3. Der åbnes nu et nyt vindue, hvori du skal vælge, hvilken postering i e-conomic du ønsker at synkronisere til: fakturaposteringen (også kaldet leverandørfakturaen) eller betalingsposteringen (også kaldet leverandørbetalingen). Markér den ønskede postering, og klik på knappen Synkroniser igen:
Det er naturligvis kun muligt at synkronisere til betalingsposteringen, hvis der rent faktisk er foretaget en betaling for bilaget, eller hvis bilaget er blevet markeret som betalt.
Synkronisering af flere bilag
Når du synkroniserer flere bilag på én gang, vil Corpay One automatisk forsøge at synkronisere til alle posteringer forbundet med det enkelte bilag. Dét betyder, at hvis der allerede findes en fakturapostering og en betalingspostering i dit ERP-system, så vil begge disse posteringer forsøges opdateret.
Hvis ingen af disse posteringer findes i dit ERP-system, vil Corpay One forsøge at oprette dem. I dette tilfælde vil Corpay One oprette en fakturapostering for bilag med status "Ubetalt" og en fakturapostering + en betalingspostering for bilag med status "Betalt".
1. Markér de bilag, som du ønsker at synkronisere, ved at sætte flueben i boksen til venstre for hvert bilag:
2. Når du har markeret de bilag, du ønsker at gensynkronisere, skal du klikke på knappen Gensynkroniser i bjælken i bunden af siden:
3. Der vil nu vises en kort animation, der bekræfter forsøget på synkroniseringen.
Hvis synkroniseringen er foregået uden problemer, vil du nu kunne se de opdaterede posteringer i dit ERP-system. Hvis der ikke fandtes en postering for et bilag i forvejen, vil Corpay One nu have oprettet en ny postering. Du vil også kunne se mere info om synkroniseringen under fanen Integrationer på det enkelte bilag.
Hvis Corpay One stødte på en fejl i forsøget på synkroniseringen af et eller flere bilag, vil disse bilag være synlige under fanen Kræver opmærksomhed, hvor du vil blive gjort opmærksom på fejlen. Du kan se flere oplysninger om fejlen, og hvordan du kan løse den under fanen Integrationer på det enkelte bilag.
Hvad sker der, når jeg foretager en manuel synkronisering?
Hvis posteringen allerede findes i ERP-systemet, vil denne postering blive opdateret, så den stemmer overens med bilagets detaljer i Corpay One, som de var på synkroniseringstidpunktet.
Hvis posteringen allerede er bogført i ERP-systemet, vil Corpay One ikke kunne opdatere posteringen. For at undgå dubletter i regnskabet kan du heller ikke oprette en ny postering.
Hvis posteringen endnu ikke findes i ERP-systemet, vil der oprettes en ny postering, som stemmer overens med bilagets detaljer i Corpay One, som de var på synkroniseringstidspunktet.
Du kan læse mere om fanen Integrationer i denne artikel.