Workflows kan kun opsættes via Corpay Ones web-app. Men når de først er opsat, virker workflows på tværs af alle platforme.

Hvad er Workflow?

Workflow giver dig og dine medarbejdere mulighed for at automatisere en lang række handlinger i Corpay One - såsom udpegning af godkendere, kontering, fravalg af betaling og meget mere.

Du kan selv komponere og programmere lige præcis de handlinger, som du ønsker, og du kan oprette så mange workflows, som du vil.

Alle workflows består af to grundlæggende komponenter: kriterier og handlinger.

  • Kriterier er de kriterier, som bilag skal opfylde for at aktivere et workflow

  • Handlinger er de handlinger, som et workflow udfører, når det bliver aktiveret

Hvordan opretter jeg et workflow?

Her gennemgår vi et eksempel på oprettelse af et simpelt workflow for at forklare de grundlæggende principper. Samme principper kan du anvende til at oprette mere avancerede workflows, der kan udføre mere komplekse handlinger.

1. Opret nyt workflow

Gå til Avanceret > Workflow i sidemenuen til venstre, og klik på knappen Opret nyt workflow oppe i højre hjørne:

2. Start fra bunden eller brug skabelon

Du skal nu vælge, om du vil oprette workflowet fra bunden af eller tage udgangspunkt i en skabelon. I denne guide starter vi fra bunden:

3. Vælg workflow-type

Du skal dernæst vælge, om du ønsker at oprette et workflow for bilag, for transaktioner indlæst fra kontoudtog eller for emails sendt til din virksomheds Send & Scan-adresse. I denne guide ønsker vi at oprette et workflow for bilag (de følgende trin er dog ens for alle tre typer workflows):

4. Workflow-værktøjet

Nu åbnes workflow-værktøjet. Her foregår selve opsætningen af workflowet:

5. Vælg kriterier og handlinger

I dette eksempel vil vi gerne sende bilag, som har et vist totalbeløb, til godkendelse hos en bestemt medarbejder. Derfor vælger vi kriteriet Bilagsoplysninger > Totalbeløb og handlingen Godkendelse > Søg godkendelse til vores workflow.

Du kan finde alle kriterier og handlinger i oversigten til venstre, hvor de er ordnet efter kategori. Klik på en kategori for at se alle muligheder under den. For at bruge et kriterie eller en handling i et workflow skal du bare klikke på + på det ønskede kriterie eller handling (du kan også trække det i til området i midten og slippe det):

Når alle ønskede kriterier og handlinger er valgt, skal de begge uddybes yderligere:

I kriteriet vælger vi, at totalbeløbet skal være større end 1.000 kr.

I handlingen vælger vi, at der skal kræves godkendelse fra medarbejderen Carl Lebowitz.

Dette workflow gør med andre ord, at alle fakturaer* tilføjet til Corpay One, som har et totalbeløb på over 1.000 kr., skal godkendes af medarbejderen Carl Lebowitz, før de kan blive synkroniseret til ERP-systemet og eventuelt blive betalt.

* Hvis du ønsker, at et workflow også skal gælde for kvitteringer, så skal du aktivt specificere dette med kriteriet Bilagsoplysninger > Type. Hvis der ikke specificeres en bilagstype for et workflow, vil det kun gælde for fakturaer og kreditnotaer.

6. Gem og aktiver workflow

Når du har valgt de kriterier og handlinger, du ønsker, skal du klikke på knappen Gem og aktiver workflow i bunden workflow-værktøjet. Hvis du mangler at angive et navn for workflowet, vil du blive bedt om at gøre det, før du kan gemme workflowet. Dét kan du se i valideringsfanen til højre:

Vi vælger navnet "Totalbeløb over 1.000 DKK" for dette workflow, så vi nemt kan genkende det, når det bliver aktiveret af bilag i fremtiden.

Vi slutter af med at klikke på Gem og aktiver.

💡 Pro tip: test dit workflow!

Før du gemmer et workflow, kan du teste, om det er sat op til at virke efter hensigten ved at klikke på knappen Afprøv og revidér til venstre for Gem-knappen. Dette vil vise alle eksisterende bilag i Corpay One, som opfylder workflowets kriterier, så du kan danne dig et indtryk af, hvad der skal til for at aktivere workflowet i fremtiden:

7. Færdig!

Det var dét! Workflowet er nu gemt og vil blive aktiveret af bilag, der opfylder dets kriterie. Du kan nu se workflowet i workflow-oversigten sammen med alle andre workflows i virksomheden:

Andre muligheder

De fire ikoner i højre side af et workflow giver dig en række muligheder.

  • Rediger: Klik for at åbne workflowet i workflow-værktøjet.

  • Kopiér workflow: Klik for at oprette en kopi af workflowet.

  • Deaktiver/aktiver workflow: Et workflow kan kun blive aktiveret af nye bilag, hvis det er aktivt (altså hvis ⏸-symbolet vises her). Hvis du deaktiverer et workflow her, vil det ikke fjerne det fra bilag, hvor det allerede er aktiveret.

  • Slet: Klik for at slette workflowet.

Fandt du dit svar?