Godkendelse af leverandørers stamoplysninger gør dig i stand at kræve godkendelse fra en udpeget medarbejder(e), hver gang der ændres i en eksisterende leverandørs stamoplysninger, når en ny leverandør bliver oprettet manuelt eller via et bilag - men der gøres også opmærksom, hvis et bilag - fra en tilføjet leverandør - har ændrede stamoplysninger på en allerede tilføjet leverandør.

Dine leverandørers stamoplysninger kan kræve opmærksomhed på flere måder.
Disse måder kan være en af følgende:

En medarbejder kan redigere en leverandørs oplysninger, en leverandør kan have anderledes betalingsinformationer stående på sin faktura fra den sidste faktura eller oplysningerne kan opdateres via dit ERP-system. Eller måske bliver en ny leverandør oprettet manuelt, eller fra et bilag, som du gerne vil have godkendt før den oprettes.
​
For alle de ovenstående eksempler kan du med fordel aktivere at oprettelse af leverandører eller redigering af eksisterende stamoplysninger skal godkendes af en eller flere godkendere.
​
For at forhindre uautoriseret redigering af af dine leverandørers stamoplysninger og dermed forebygge svig og leverandørsvindel kan du/I kræve, at alle ændringer af dine leverandørers stamoplysninger, eller tilføjelse af nye leverandører nye leverandører, skal godkendes af en eller flere medarbejdere, før ændringerne kan træde i kraft.

For at slå godkendelsen til skal du navigere til Indstillinger > Avanceret > Leverandører:
​
Du kan enten vælge, at én blandt flere medarbejdere skal godkende alle ændringer, eller at alle udvalgte medarbejdere skal godkende alle ændringer.

Bemærk: Det er kun brugere med Administrator-rolle eller Ejer-rollen, som kan udpeges til at godkende ændringer, da Bidragsydere og Seere ikke har adgang til Leverandør-fanen.

Når du har sat den ønskede godkendelse op, vil der kræves godkendelse fra de valgte medarbejdere, hver gang en leverandørs oplysninger ændres manuelt, via scanningen af et bilag eller ved oprettelse af nye leverandører. De afventende godkendelser findes under Bilagshåndtering > Leverandører > Afventer godkendelse

Herefter vil de medarbejdere, som er udpeget til at godkende ændringerne, kunne gennemgå og godkende eller afvise ændringerne under fanen Afventer Godkendelse (under Bilagshåndtering > Leverandører)

Ved godkendelser af leverandørændringer, om de er manuelt eller automatisk oprettet via nye oplysninger på et bilag fra en eksisterende leverandør har du følgende valgmuligheder:

Du kan gennemgå de highlightede ændringer, der er markeret med grønt og derefter godkende dem, hvilket vil opdatere alle afventende og godkendte bilag fra den pågældende leverandør.
Eller du kan afvise og beholde de eksisterende leverandøroplysninger.

Ved godkendelse af nye leverandører som er manuelt oprettet vil du kunne afvise eller godkende den nye leverandør

Ved godkendelse af nye leverandører som er oprettet på baggrund af et bilag vil du kunne afvise eller godkende den nye leverandør.
Dog, hvis der afvises, vil du skulle vælge en eksisterende leverandør, som bilaget tilhører.

Bemærk at alle bilag som er godkendt, eller afventer godkendelse også vil blive opdateret ved ændring af leverandørændringer.

Under boksen med definitionen af godkendere af leverandørændringer, kan du også definere hvorledes importerede ændringer via integrationer skal håndteres.

De 3 forskellige håndteringsmuligheder er:

“Afventende ændringer skal godkendes først, før importerede ændringer kan tilføjes”

Alle ændringer for leverandører, hvor der ikke afventer eksisterende ændringsgodkendelser, bliver tilføjet.

For leverandører, hvor der er afventende ændringsgodkendelser, vil ændringerne ikke importeres, og de afventende ændringsgodkendelser vil stadig skulle godkendes.

Afventende ændringer slettes, og alle importerede ændringer tilføjes”

Alle ændringer for leverandører, hvor der ikke afventer eksisterende ændringsgodkendelser, bliver tilføjet.

For leverandører, hvor der er afventende ændringsgodkendelser, vil ændringerne importeres, og de afventende ændringsgodkendelser vil blive annulleret.

"Afventende ændringer slettes, og alle importerede ændringer tilføjes til godkendelse”

Der vil blive oprettet ændringsgodkendelser for alle importerede ændringer på leverandører, hvor der i forvejen ikke er en afventende godkendelse.

For leverandører hvor der allerede er afventende ændringer vil eksisterende afventende godkendelser blive overskrevet med en ny opdateret version af ændringer som ligger til godkendelse..

OBS:
​På nuværende tidspunkt understøttes notifikationer ved ændring af leverandøroplysninger kun via mail og ikke via notifikationscentret eller mobil.
​
​Ved ændringer via importering fra 3. part (ERP-systemer) vil der ikke sendes notifikationer ud overhovedet.