Du kan have fakturaer, som betales uden om Corpay One, men som du alligevel ønsker skal godkendes og sendes til dit økonomisystem. I sådanne tilfælde kan du med fordel oprette et workflow, der automatisk behandler disse bilag uden at foretage betalingen.
Din Corpay One konto kan sættes op til at behandle bilag der betales igennem f.eks. PBS, leverandør,- eller betalingsservice. Dette kan gøres via. et workflow.
1. Opret nyt workflow
Gå til Værktøjer > Workflow i sidemenuen til venstre, og klik på knappen Opret nyt workflow oppe i højre hjørne:
2. Start fra bunden eller brug skabelon
Du skal nu vælge, om du vil oprette workflowet fra bunden af eller tage udgangspunkt i en skabelon. I denne guide starter vi fra bunden:
3. Vælg workflow-type
Du skal dernæst vælge, om du ønsker at oprette et workflow for bilag, for transaktioner indlæst fra kontoudtog eller for emails sendt til din virksomheds Send & Scan-adresse. I denne guide ønsker vi at oprette et workflow for bilag:
4. Workflow-værktøjet
Nu åbnes workflow-værktøjet. Her foregår selve opsætningen af workflowet:
5. Vælg kriterier og handlinger
Kriterier.
Gå til Bilagsoplysninger > Vælg enten leverandørnavn eller CVR nummer som kriterie. Vælg 'er en af følgende' og tilføj de ønskede leverandører.
For at oprette denne slags workflow er det vigtigt, at du ved, hvilke leverandører der betales igennem Betalingsservice/PBS/Leverandørservice, da det vil være et kriterie for, at workflowet aktiveres.
Gå til Bilagsoplysninger > Bestemte ord > Tilføj bestemte ord som kriterie. Vælg 'er en af følgende' og tilføj dine bestemte ord. Det kunne være f.eks. "PBS", "Leverandørservice", "Betalingsservice". Det er vigtigt at ordet står angivet på bilag, dette workflow skal aktiveres på, hvis du tilføjer bestemte ord som kriterie.
Kriteriet Bestemte ord giver muligheden for, at bilag fra de ønskede leverandører, hvor de bestemte ord ikke fremgår, kan betales igennem Corpay One, hvis der er behov for det. Dette skaber fleksibilitet.
Her kan du se et eksempel på hvordan kriterierne kan se ud i workflowet:
Handlinger.
Tilføj den ønskede godkendelsesrækkefølge til dit workflow. Vælg Godkendelse > Søg Godkendelse > Tilføj den rækkefølge du ønsker bilaget skal godkendes i.
Du kan med fordel tilføje et godkendelsesflow i stedet under Godkendelse > Vælg eksisterende eller opret nyt godkendelsesflow. Du kan læse om hvordan du opretter et godkendelsesflow her.
Tilføj Almindelige handlinger > Markér Betalt. Denne handling sikre at bilaget vil markeres som betalt efter godkendelse og forhindre systemet i at betale bilaget på et senere tidspunkt.
Dine handlinger burde nu ligge i denne rækkefølge:
Workflow indstillingen Obligatorisk workflow skal være slået til på denne slags workflow. Dette gør du under Indstillinger > Obligatorisk Workflow.
Valgfrie handlinger i dit workflow:
Vi anbefaler, for at kunne se hvornår dette workflow aktiveres på bilag, at der tilføjes en brugerdefineret besked (Almindelige handlinger > Brugerdefineret besked), hvor der f.eks. står: Betales via. PBS - Markeres automatisk som betalt efter godkendelse.
Hvis du vælger at tilføje denne handling til dit workflow, skal handlingen ligge øverst i rækken af handlinger.
Hvis du ikke ønsker at få en betalingspostering i dit økonomisystem fra disse bilag anbefaler vi at du tilføjer frakobling af synkronisering af betaling til dit workflow. Dette kan du gøre under Integrationer og betaling > Frakobl synkronisering af betaling.
Hvis du tilføjer denne handling til dit workflow, skal handlingen ligge før Markér betalt handlingen.
Hvis du har yderligere spørgsmål kan du kontakte Corpay One Support via. chatten eller på support@corpayone.com.