Som Advisor i Corpay One kan du komme i en situation, hvor du skal offboarde en kunde, f.eks. hvis de skifter bogholder, stopper samarbejdet, eller vælger at administrere deres konto selv. Denne guide hjælper dig gennem processen for at frakoble en kunde fra din partneraftale, overdrage kontoejerskab, fjerne brugere og håndtere integrationer.
Følg nedenstående trin for at sikre en smidig overgang.
Trin 1: Frakobl kunden fra din partneraftale
Når en kunde skal offboardes, skal de først frakobles fra din partneraftale i Corpay One.
Log ind på din Corpay One-konto, og gå til Advisor Hub i menuen.
Find den pågældende kunde under Kunder.
Vælg kunden, og klik på Frakobl.
Bemærk: Når kunden er frakoblet, mister de deres aktive abonnement gennem din partneraftale. De skal tegne et direkte abonnement hos Corpay One (se priser) for at fortsætte med at bruge platformen. Ingen data slettes, og kunden kan genaktivere sin konto når som helst ved at tegne et abonnement.
Tip: Det er god praksis at informere kunden om, at de skal aktivere et direkte abonnement, hvis de ønsker at fortsætte med Corpay One.
Trin 2: Overdrag kontoejerskab til kunden
Hvis du eller en kollega i din revisionsvirksomhed aktuelt er kontoejer på kundens Corpay One-konto, skal ejerskabet overdrages til en person fra kundens virksomhed.
Gå til kundens konto i Corpay One (vælg kontoen i øverste venstre hjørne).
Naviger til Indstillinger > Medarbejdere.
Find den bruger fra kundens virksomhed, der skal overtage kontoejerskabet, eller inviter en ny bruger, hvis ingen eksisterende bruger er egnet.
Klik på Overdrag ejerskab ud for den valgte bruger, og bekræft handlingen.
Bemærk: Hvis ingen fra kundens virksomhed er oprettet som bruger, skal du invitere en ny bruger ind på platformen (f.eks. en administrativ medarbejder) før overdragelsen.
Hvis du har opsat integrationer for kunden
Hvis du har opsat integrationer for kunden, f.eks. til e-conomic, vil integrationerne stoppe med at fungere, når brugere fra din virksomhed fjernes fra kundens konto. For at sikre en smidig overgang kan du foretage en af følgende handlinger, før du fjerner dine brugere:
Informer kunden proaktivt: Gør kunden opmærksom på, at integrationen (f.eks. e-conomic) vil stoppe, når dine brugere fjernes fra deres konto. Dette giver dem mulighed for at forberede sig på at genopsætte integrationen selv, hvis de fortsætter med Corpay One.
Bed kunden om at konfigurer integrationen: Instruer kunden i at opsætte integrationen igen fra deres egen bruger, efter de har tegnet et direkte abonnement, men før du fjerner dine brugere. Dette sikrer, at integrationen forbliver aktiv.
Frakobl integrationen (valgfrit): Hvis du ønsker at afslutte integrationen manuelt, kan du gøre det her:
Gå til Indstillinger > Integrationer i kundens konto.
Find den relevante integration (f.eks. e-conomic), og klik på Frakobl.
Tip: Proaktiv kommunikation med kunden om integrationens status hjælper med at undgå driftsforstyrrelser, især hvis de planlægger at fortsætte med Corpay One.
Trin 3: Fjern dine brugere fra kundens konto
Når kontoejerskabet er overdraget og integrationer er håndteret, skal du og dine kollegaer fjerne jer selv som brugere på kundens konto.
Tjek, om du eller dine kollegaer er en del af aktive godkendelsesflows i kundens konto. Hvis det er tilfældet, skal I først fjerne jer selv fra disse workflows:
Gå til Værktøjer > Workflows i kundens konto.
Find de aktive workflows, hvor du eller dine kollegaer er inkluderet.
Rediger workflowet for at fjerne din/dine kollegaers brugere, eller slet workflowet, hvis det ikke længere er relevant.
Gå til kundens konto i Corpay One (vælg kontoen i øverste venstre hjørne).
Naviger til Indstillinger > Medarbejdere.
Find hver bruger fra din revisionsvirksomhed, og klik på Fjern bruger.
Bekræft fjernelsen for hver bruger.
Dette fjerner kundens konto fra dit kontoverblik i Corpay One og afslutter din adgang til kontoen.
Hvis kunden skifter til en anden Advisor
Hvis kunden skifter til en anden Advisor-virksomhed i Corpay One (f.eks. en ny revisor eller bogholder), kan kundens konto overdrages til den nye Advisor.
Kontakt din Advisor Manager direkte via e-mail eller Corpay One's support.
Oplys kundens navn og den nye Advisor-virksomheds detaljer.
Din Advisor Manager vil håndtere overdragelsen af kontoen efter dialog med den nye advisor.
Bemærk: Du skal stadig fjerne dine brugere fra kundens konto efter overdragelsen, som beskrevet i trin 3.
Yderligere hjælp
Hvis du har spørgsmål eller brug for assistance under offboarding-processen, kan du kontakte din Advisor Manager eller vores supportteam via support.corpayone.com. Vi står klar til at hjælpe!