Hvad er godkendelse af leverandørers stamoplysninger?
Godkendelse af leverandørers stamoplysninger giver dig mulighed for at kræve godkendelse fra en eller flere udpegede medarbejdere, hver gang udvalgte stamoplysninger på en eksisterende leverandør ændres, når en ny leverandør oprettes manuelt eller via et bilag – og når et bilag fra en allerede tilføjet leverandør indeholder ændrede stamoplysninger.
Nyhed: Du kan nu opsætte granulær godkendelse, så kun ændringer i de felter, du selv vælger, udløser en afventende godkendelse. Ændringer i felter, du ikke har valgt, vil ikke kræve godkendelse og vil blive gennemført uden videre.
Eksempler på hvornår en ændring kan opstå
Ændringer i leverandørers stamoplysninger kan opstå på flere måder:
En medarbejder redigerer manuelt en leverandørs oplysninger
En leverandørs faktura indeholder andre betalingsoplysninger end sidst
Oplysningerne opdateres via dit ERP-system
En ny leverandør oprettes manuelt eller på baggrund af et bilag
Med den granulære opsætning behøver du ikke kræve godkendelse af alle typer ændringer. Ønsker du f.eks. ikke at modtage godkendelsesanmodninger, når kun en leverandørs hjemmeside er ændret, udelades det blot fra din konfiguration.
1. Opsæt godkendelse af leverandørændringer
For at slå godkendelse til og konfigurere hvilke felter der skal overvåges, navigerer du til Indstillinger > Udvidet > Leverandører.
Her kan du:
Vælge om én blandt flere medarbejdere skal godkende ændringer, eller om alle udvalgte medarbejdere skal godkende
Vælge præcis hvilke stamoplysningsfelter der skal udløse en godkendelsesanmodning – f.eks. bankkontonummer, adresse, CVR-nummer etc.
Felter du ikke markerer, vil blive opdateret automatisk uden at kræve godkendelse.
Bemærk: Det er kun brugere med rollen Administrator eller Ejer, der kan udpeges som godkendere, da Bidragsydere og Seere ikke har adgang til Leverandør-fanen.
2. Godkendelse af leverandørændringer
Når opsætningen er på plads, vil en godkendelsesanmodning kun blive oprettet, hvis et af de felter, du har valgt at overvåge, ændres.
De afventende godkendelser findes under Bilagshåndtering > Leverandører > Afventer godkendelse.
De udpegede godkendere kan herefter gennemgå, godkende eller afvise ændringerne under fanen Afventer godkendelse.
3. Handlinger ved afventende godkendelser
Afhængigt af om der er tale om en ændring på en eksisterende leverandør eller oprettelse af en ny, har du følgende muligheder:
Ændringer på eksisterende leverandør:
Gennemgå de fremhævede ændringer (markeret med grønt) og godkend – dette opdaterer alle afventende og godkendte bilag fra den pågældende leverandør
Afvis og behold de eksisterende leverandøroplysninger
Ny leverandør oprettet manuelt:
Godkend eller afvis den nye leverandør
Ny leverandør oprettet via bilag:
Godkend eller afvis den nye leverandør
Hvis du afviser, skal du tilknytte bilaget til en eksisterende leverandør
Bemærk: Alle bilag, der er godkendt eller afventer godkendelse, vil også blive opdateret ved ændring af leverandøroplysninger.
4. Håndtering af importerede leverandørændringer
Under konfigurationen af godkendere kan du også definere, hvordan ændringer importeret via integrationer skal håndteres, når der allerede er afventende godkendelser på en leverandør.
De tre muligheder er:
"Afventende ændringer skal godkendes først, før importerede ændringer kan tilføjes" Importerede ændringer tilføjes kun for leverandører uden eksisterende afventende godkendelser. Leverandører med afventende godkendelser berøres ikke af importen.
"Afventende ændringer slettes, og alle importerede ændringer tilføjes" Importerede ændringer tilføjes for alle leverandører. For leverandører med afventende godkendelser annulleres disse, og de importerede ændringer træder i kraft.
"Afventende ændringer slettes, og alle importerede ændringer tilføjes til godkendelse" Der oprettes nye godkendelsesanmodninger for alle importerede ændringer. Eksisterende afventende godkendelser overskrives med en opdateret version.
Notifikationer ved ændring af leverandøroplysninger understøttes på nuværende tidspunkt kun via mail og ikke via notifikationscentret eller mobilappen.
Ved ændringer importeret fra tredjepartssystemer (ERP-systemer) sendes der ingen notifikationer.