I Corpay One kan du nemt sætte betalingsaftaler op for tilbagevendende udgifter såsom husleje, internet eller faste ordre, som din virksomhed betaler hver uge eller måned. På denne måde kan du spare dig selv og dine medarbejdere for manuelt at skulle tilføje og betale fakturaer for disse udgifter igen og igen.

Sådan opretter du en betalingsaftale

1. Gå til Bilagshåndtering, og klik på Tilføj bilag > Faktura > Opret manuelt:

2. Du vil nu blive taget til siden, hvor du manuelt kan indtaste faktuens oplysninger. Her skal du klikke på knappen til højre for Er det en fast betaling? for at åbne indstillingerne for betalingsaftaler:

3. Du skal nu indtaste bilagsoplysningerne for det originale bilag, som du ønsker at opsætte betalingsaftalen for. Dét gør du i den øverste sektion af siden, hvor du normalvis ville have indtaste bilagsoplysningerne for et manuelt tilføjet bilag:

4. Herefter skal du indstille, hvordan betalingerne i betalingsaftalen skal foregå, herunder forfaldsdato, interval og slutdato. Du kan opsætte daglige, ugentlige, månedlige eller årlige betalinger på en given dag i ugen eller måneden. Ellers kan du vælge den samme dag i hver måned, for eksempel den tredje tirsdag i hver måned:

5. Hvis du ønsker det, kan du uploade et dokument som vedhæftning til betalingsaftalen, for eksempel det oprindelige bilag (i PDF-, JPEG- eller PNG-format) ved at klikke på Vedhæft bilag i højre side af skærmen. Denne vedhæftning vil herefter blive vist som bilag på alle fremtidige betalinger i betalingsaftalen:

6. Når du har udfyldt alle felterne, skal du klikke på Tilføj faktura i bunden af siden for at gemme dine valg. Fakturaen vil herefter blive tilføjet til din Corpay One-konto som enhver anden faktura, og den vil herefter afvente godkendelse alt efter dine workflow-indstillinger. Det lille pileikon indikerer, at fakturaen er del af en betalingsaftale:

For hver fremtidig betaling i betalingsaftalen vil der blive oprettet en tilhørende faktura i din oversigt i Corpay One, 5 dage før betalingen forfalder.

Sådan redigerer du en betalingsaftale

Find først den oprindelige faktura, som betalingsaftalen er oprettet for, og klik på de tre prikker i højre hjørne. Vælg herefter Rediger betalingsaftale i rullemenuen:

Der åbnes nu et vindue, hvor du kan redigere indstillingerne for betalingsaftalen. På samme måde, som da du oprettede aftalen, kan du nu redigere næste forfaldsdato, interval og slutdato. Klik på Gem for at gemme ændringerne:

Sådan sletter du en betalingsaftale

Find først den oprindelige faktura, som betalingsaftalen er oprettet for, og klik på de tre prikker i højre hjørne. Vælg herefter Slet faktura i rullemenuen:

Der åbnes nu et vindue, hvor du skal vælge, om du ønsker kun at slette den valgte betaling eller fremtidige betalinger i betalingsaftalen. Klik på Slet for at bekræfte dit valg:

Vær opmærksom på:

Corpay One "uploader" en faktura for den første betaling i betalingsaftalen, så snart du har oprettet den. De efterfølgende betalinger i betalingsaftalen bliver automatisk oprettet 5 dage før den forfaldsdato, som du har angivet.
Corpay One vælger den oprindelige fakturas fakturanummer + -1, -2, -3, etc. for fremtidige betalinger for at indikere, hvilket nummer i rækken den enkelte betaling har i betalingsaftalen. Hvis det oprindelige bilag eksempelvis har fakturanr. 10047, så vil den næste betaling i rækken have fakturanr. 10047-1, og den næste herefter vil have fakturanr. 10047-2, etc.
Det er valgfrit, om du vil vedhæfte en kopi af den originale faktura, men det er muligt. Efterfølgende betalinger i betalingsaftalen vil have samme bilag vedhæftet.
Betalinger i betalingsaftaler bliver synkroniseret til dit regnskabsprogram ligesom enhver anden faktura på din Corpay One-konto.