Når der tilføjes et bilag til din virksomhed, vil det som udgangspunkt kræve godkendelse af én eller flere medarbejdere i virksomheden (med mindre I i virksomheden har opsat et workflow, som fravælger godkendelse for udvalgte bilag, og med mindre bilaget er tilføjet af en medarbejder, som har tilladelse til at tilføje udgifter uden godkendelse).
En medarbejder har tilladelse til at godkende eller afvise et bilag, hvis:
... medarbejderen er blevet udpeget manuelt af en anden medarbejder eller blevet udpeget automatisk af et workflow;
... der er sat flueben i boksen Denne medarbejder kan altid godkende/afvise alle bilag under medarbejderens tilladelser;
... medarbejderen er udpeget som virksomhedens standardgodkender.
Bilag, der afventer godkendelse, findes under fanen Afventer:
Godkendelse
Et bilag godkendes ved, at en medarbejder klikker på knappen Godkend på bilaget. Herefter åbnes følgende vindue, hvor medarbejderen endeligt skal bekræfte sin godkendelse:
Hvis du ønsker, at der fremover ikke skal kræves denne ekstra bekræftelse, efter en medarbejder har klikket på Godkend, kan du nemt vælge dette ved at sætte flueben i boksen Spørg ikke igen. Dette vil slå indstillingen Godkendelse med 1 klik til, som altid kan slås fra under Indstillinger > Avanceret > Godkendelse.
Afvisning
Et bilag afvises ved, at en medarbejder klikker på knappen Afvis på bilaget. Herefter åbnes følgende vindue, hvor medarbejderen endeligt skal bekræfte sin afvisning og give en begrundelse til afvisningen af bilaget:
Når et bilag er blevet afvist, vil det stadigvæk ligge under fanen Afventer, og årsagen til afvisningen vil desuden være synlig under bilagets aktivitetsoversigt:
Der er nu følgende muligheder for bilaget:
Bilagets detaljer såsom beløb eller forfaldsdato kan ændres, så begrundelsen for afvisningen ikke længere er aktuel.
Der kan manuelt udpeges en eller flere nye medarbejdere til at godkende bilaget. Bemærk venligst, at hvis der i dette tilfælde skal kræves godkendelse fra alle de manuelt udpegne medarbejdere, skal indstillingen Manuel udpegning: kræv alle godkendelser slås til under Indstillinger > Avanceret > Workflow.
En medarbejder med tilstrækkelige tilladelser kan selv godkende bilaget.
Bilaget kan slettes.