Når du inviterer medarbejdere til din virksomhedskonto, kan du tildele dem forskellige roller og tilladelser, som både har betydning for medarbejderes generelle muligheder på kontoen og for deres muligheder for tilføjelse og godkendelse af udgifter.
Som ejer eller administrator på en virksomhedskonto kan du skifte en medarbejders rolle og tilladelser ved at klikke på de tre prikker til højre for medarbejderen under Indstillinger > Medarbejdere:
I denne menu kan du desuden vælge en primær afdeling for medarbejderen, hvilket er relevant, hvis virksomhedskontoen inddeler medarbejdere i afdelinger.
Kontoejer
En kontoejer er den medarbejder, der har oprettet virksomhedskontoen. Det kan eksempelvis være virksomhedens bogholder eller virksomhedens CFO. Kontoejeren kan følge med i alt, hvad der sker på virksomhedskontoen.
Ejerskabet af en virksomhedskonto kan overdrages af kontoejeren til en anden medarbejder ved at klikke på de tre prikker på den medarbejder, som skal overtage ejerskabet, og dernæst på Overdrag ejerskab:
En kontoejer er den eneste medarbejderrolle, der kan slette en virksomhedskonto. Dette gøres under Indstillinger > Virksomhed.
En kontoejer har følgende tilladelser, som kan slås til/fra af ejeren selv og administratorer:
Bilag tilføjet af [kontoejer] kræver godkendelse.
Kan altid udpege godkendere for bilag.
En kontoejer har bl.a. også følgende tilladelser, som ikke kan ændres:
Kan altid manuelt udpege en eller flere medarbejdere til at godkende et bilag, der afventer godkendelse, uanset hvilke andre medarbejdere der ellers er udpeget som godkendere
Kan ændre indstillinger for integrationer
Kan redigere virksomhedens betalingsmetoder
Kan opsætte og redigere workflows
Kan ændre abonnementer og komponenter
Kan invitere medarbejdere til virksomhedskontoen (og fjerne dem igen)
Kan tilgå leverandøroversigten under Bilagshåndtering > Leverandører
Administrator
En administrator har samme tilladelser som en kontoejer, men kan ikke slette virksomhedskontoen. Administratorer kan eksempelvis være virksomhedens bogholder, virksomhedens CFO eller andre ansvarshavende ansatte.
En administrator har følgende tilladelser, som kan slås til/fra af ejer og administratorer:
Fakturaer fra denne medarbejder tilføjes uden godkendelse, med mindre medarbejderen er del af et workflow.
Kan altid udpege godkendere for bilag.
En administrator har bl.a. også følgende tilladelser, som ikke kan slås til/fra:
Kan ændre indstillinger for integrationer
Kan redigere virksomhedens betalingsmetoder
Kan opsætte og redigere workflows
Kan ændre abonnementer og komponenter
Kan invitere medarbejdere til virksomhedskontoen (og fjerne dem igen)
Kan tilgå leverandøroversigten under Bilagshåndtering > Leverandører
Bidragsyder
En bidragsyders hovedfunktion er at tilføje bilag til virksomhedskontoen, og denne rolle har derfor ikke helt så mange tilladelser som kontoejere og administratorer. Bidragsyderen er kan eksempelvis være en mindre ansvarshavende ansat, som udelukkende står for at tilføje bilag. Bidragsyderen kan dog også have tilladelse til at tage del i virksomhedens workflow.
En bidragsyder har følgende tilladelser, som kan slås til/fra af kontoejer og administratorer:
Kan kun se bilag tilføjet af medarbejderen selv, som afventer medarbejderens godkendelse, og som medarbejderen tidligere har godkendt.
Fakturaer fra denne medarbejder tilføjes uden godkendelse, med mindre medarbejderen er del af et workflow.
Kan altid udpege godkendere for bilag.
En bidragsyder kan i modsætning til kontoejer og administrator hverken ændre indstillinger for integrationer, redigere betalingsmetoder, opsætte eller redigere workflows, ændre abonnementer og komponenter og invitere eller ændre virksomhedens medarbejdere.
Seer
En seer kan kun se bilag, som bliver tilføjet til virksomhedskontoen, og intet andet. En seer kan eksempelvis være en bogholder, revisor eller projektleder, som gerne vil kunne følge med i virksomhedens forbug og udgifter uden selv at være ansvarlig for at tilføje og godkende bilag.
Læs videre
Lær, hvordan du inviterer en medarbejder til din virksomhed her.