Når et eller flere bilag har aktiveret et workflow, så bilagene afventer godkendelse som beskrevet i workflowet, anses workflowet som "aktiveret". Så længe de pågældende bilag ikke er blevet endeligt godkendt af de udpegede godkendere, forbliver workflowet aktiveret. Indtil workflowet ikke længere er aktiveret, kan det ikke ændres.

Som nævnt kan et aktiveret workflow ikke ændres. Det bedste alternativ er derfor, at du opretter en ny kopi af workflowet, som du ændrer som ønsket, og hurtigst muligt sletter det oprindelige workflow:

1. Find først det oprindelige workflow, som du ønsker at ændre, via Avanceret > Workflow i sidemenuen. Kopiér dernæst workflowet ved at klikke her:

2. Dette vil oprette en identisk kopi af det oprindelige workflow, som automatisk er sat på pause fra starten. Så længe kopien er sat på pause, vil den ikke blive aktiveret af nye bilag:

3. Du skal nu ændre kopien, som du ville have ændret det oprindelige workflow. I dette eksempel ændrer vi beløbet i workflowets kriterier fra 1.000 kr. til 500 kr. Vi ændrer desuden workflowets navn til Nye regel:

4. Når disse ændringer gemmes, vil du få mulighed for, at vælge om det redigeret workflow skal aktiveres på eksisterende bilag, eller kun på fremtidige:

5. Du skal nu slette det oprindelige workflow for at forhindre workflowet i at blive aktiveret på fremtidige bilag og fjerne workflowet op eksisterende bilag:

6. Når du sletter det oprindelige workflow vil du på samme vis få mulighed for at vælge om workflowet skal fjernes på eksisterende bilag, eller kun fremtidige:

Det var dét! Du har nu "ændret" det oprindelige workflow ved at oprette et nyt workflow, som du har tilpasset efter dine behov.