I denne artikel vil du lære om to emner: hvordan du forbereder din virksomhed til at understøtte kvitteringer, og hvordan du tilføjer nye betalingsmetoder til din virksomhed, som du ønsker at vælge for dine kvitteringer. Førstnævnte inkludere også, hvordan du sætter Corpay One op til at kunne vælge modkonto for dine kvitteringer.
Hvis du bruger Corpay Ones integration til Billy, bliver Corpay One automatisk sat op til at understøtte kvitteringer. Læs mere om dette her.
Opsætning til understøttelse af kvitteringer
Før du kan begynde at tilføje kvitteringer til din virksomhedskonto, skal du gennemføre følgende to trin, så kvitteringerne kan blive håndteret og bogført korrekt:
1. Opret en liste med de betalingsmetoder, som du og andre medarbejdere i virksomheden bruger til de betalinger, som I får kvitteringer for. Denne liste bliver matchet med de modkonti, som skal bruges til kvitteringer.
Du skal selv oprette en liste med alle de betalingsmetoder, som din virksomhed bruger til at gennemføre de betalinger, som du tilføjer kvitteringer for. Du skal herefter manuelt vælge en betalingsmetode for den enkelte kvittering, når du har tilføjet den til Corpay One. Dette sikrer, at kvitteringen bliver bogført på den korrekte modkonto i dit ERP-system.
1. Klik på Lister i sidemenuen til venstre, og klik dernæst Opret ny:
2. Giv listen et passende navn (fx "Betalingsmetoder for kvitteringer"), og klik på Opret.
3. Opret en label for hver enkel betalingsmetode (fx "Kontant", "Firmakort", "Privat udlæg", etc.).
Du kan herefter vælge den ønskede betalingsmetode på hver enkel kvittering:
2. Opdatér integrationsopsætning til økonomisystem, så kvitteringer bliver synkroniseret til den rigtige kassekladde.
Hvis du har slået én af Corpay One integrationer til økonomisystemer til, vil der automatisk oprettes en postering for alle kvitteringer, som bliver tilføjet til Corpay One. Når du har oprettet listen med betalingsmetoder som beskrevet ovenfor, skal du derfor sikre, at din integration er opdateret til at kunne håndtere kvitteringer korrekt.
Dette kan fx indebære, at du vælger en kassekladde, som posteringer for kvitteringer skal oprettes i.
Bruger du fx Corpay Ones integration til e-conomic, skal du vælge en kassekladde til kvitteringer under overskriften Kvitteringer i integrationsopsætningen:
Hvis dit økonomisystem ikke bruger kassekladder, så vil posteringen blive oprettet samme sted som andre posteringer.
Derudover skal du huske at vælge en modkonto til hver af de betalingsmetoder, du har oprettet til kvitteringer. I integrationen til e-conomic skal du fx manuelt vælge, hvilken betalingsmetode skal forbindes til hvilken modkonto:
I nogle integrationer kan du kun vælge én modkonto til kvitteringer.
Tilføjelse af nye betalingsmetoder
Hvis du ønsker at tilføje flere betalingsmetoder/modkonti til din liste for betalingsmetoder til kvitteringer, skal du bare oprette hver enkel ny betalingsmetode som label i listen. Dette gøres under selve listen under Indstillinger > Lister > [Betalingsmetoder for kvitteringer].
Vær opmærksom på, at du ikke kan tilføje flere betalingsmetoder til listen, hvis den allerede bruges i en integration. Du skal derfor først sikre dig, at listen ikke bruges i nogen integration, før du forsøger at tilføje en ny betalingsmetode. Når du har tilføjet den nye betalingsmetode til listen, kan du trygt bruge listen i integrationen igen.