Hvis du har givet dine leverandører din virksomheds Send & Scan-adresse til fakturaer og kvitteringer, vil du måske opleve, at leverandøren sommetider sender andre oplysninger og/eller vedhæftninger med, som du helst ikke vil misse, og som du måske gerne vil gemme og organisere. Dét kan du heldigvis nemt håndtere i Corpay One.
Hvordan modtager Corpay One mine emails?
Når du, en medarbejder eller en leverandør sender en email til din virksomheds Send & Scan-adresse, havner emailen under Bilagshåndtering. Herefter vil du kunne se emailen under fanen Emails:
Corpay One håndterer emails sendt til begge din virksomheds Send & Scan-adresse (@bills.corpayone.com til fakturaer og @receipts.corpayone.com til kvitteringer).
Hvad sker der, når Corpay One modtager en email?
Først havner emailen under fanen Emails. Her kan du se emailens oprindelige tekst, emne, afsender, dato og eventuelle vedhæftninger. Du kan også se den tekst, som Corpay One har aflæst fra emailen under fanen Behandlet på den enkelte email:
Hvis emailen indeholder en eller flere vedhæftninger vil Corpay One gennemse dem og vurdere, om de er én af de bilagstyper, som Corpay One understøtter. Hvis dét er tilfældet, vil vedhæftningerne blive analyseret som denne bilagstype og havne under fanen Afventer eller fanen Ubetalte alt efter virksomhedens godkendelsesregler.
Hvis emailen ikke indeholder nogen vedhæftning, men har et bilag indlejret i sin brødtekst, kan du manuelt konvertere selve emailen til et understøttet bilag. Dette er for eksempel ofte tilfældet med kvitteringer for telefon- eller software-abonnementer, hvor fakturalinjerne og det fulde beløb er indlejret i emailens brødtekst og ikke skrevet i en vedhæftning.
Hvis emailen indeholder en vedhæftning, men som ikke er en understøttet bilagstype (i dette tilfælde vil emailen være markeret som
Tom), kan du også manuelt konvertere vedhæftningen til en understøttet bilagstype uden om Corpay One. Se mere om dette senere i denne artikel.
Sådan konverterer du en email til et bilag
1. Find først den email, du ønsker at konvertere, under fanen Emails og åbn fanen Oprindelig email. Klik dernæst på billedet af den oprindelige email i højre side:
2. Du skal nu vælge, hvilken bilagstype du ønsker at konvertere emailen til ved at klikke på Konvertér og dernæst vælge bilagstypen.
3. Emailen vil nu blive analyseret af Corpay One som den bilagstype, du har valgt.
Sådan konverterer du et ugyldigt bilag til et gyldigt bilag
Hvis du har modtaget en email med en vedhæftning i et ikke-understøttet filformat, vil Corpay One markere vedhæftningen som tom (Corpay One understøtter vedhæftninger i formaterne JPG, PNG eller PDF).
Hvis vedhæftningen er en understøttet filtype, men indeholder fejl, er password-beskyttet eller lignende, vil Corpay One ligeledes markere vedhæftningen som tom.
I disse tilfælde er den eneste løsning, at du selv downloader vedhæftningen, konvertere den ad anden vej, og så tilføjer den til Corpay One igen.
1. For at downloade vedhæftningen skal du først klikke på den ønskede vedhæftning:
2. Klik på Download. Herefter kan du frit vælge, hvordan du ønsker at konvertere filen, før du tilføjer den til Corpay One igen.
Du kan også klikke på knappen Markér som ignoreret, hvis du ikke ønsker at gøre mere ved vedhæftning. Herefter vil du altid kunne downloade vedhæftningen, når du ønsker det.
Hvad kan jeg ellers gøre ved emails i Corpay One?
Arkivering
Du kan arkivere emails og derved fjerne dem fra oversigten ved at klikke på arkiveringsknappen til højre ud fra den email, du ønsker at arkivere:
For at se arkiverede emails skal du bruge følgende filter på fanen Emails:
