Bilag, som du uploader til Corpay One, skal indeholde en række synlige oplysninger, så Corpay One kan analysere dem korrekt.
Corpay One understøtter pt. bilagstyperne fakturaer, kvitteringer og kreditnotaer, som hver især skal indeholde en række forskellige oplysninger for at kunne blive behandlet korrekt:
1. Fakturaer med indbetalingskort (girokort og FI-kort):
Fakturaer med et indbetalingskort i bunden (karakteriseret ved et sort tekstfelt, der står "indbetalingskort") bliver behandlet ved hjælp af en talkode. Alt efter talkoden kan disse fakturaer enten være girokort eller FI-kort.
Følgende oplysninger skal være synlige på fakturaer med FI-koder:
Beløb
Valuta
Fakturadato
Forfaldsdato
Leverandøroplysninger
Talkode (ofte skrevet som +04 eller +71< XXXXXXXXXXXXXXX+XXXXXXXX<, men kan dog variere i indhold og længde)
2. Fakturaer uden indbetalingskort (betaling med bankkontooplysninger):
Disse typer af fakturaer kan se meget forskellige ud, men fælles for dem er, at leverandørens bankkontooplysninger er påført, så betalingen kan foretages ved hjælp af disse.
Følgende oplysninger skal være synlige på fakturaer med bankoplysninger:
Beløb
Valuta
Fakturadato
Forfaldsdato
Dine/debitors oplysninger (navn, adresse og betalings-ID som fx fakturanr. og/eller kundenr.)
Leverandørs navn, adresse, banknavn og kontooplysninger (reg. og kontonr. eller IBAN nr.)
For udenlandske fakturaer: SWIFT-nummer, IBAN-nummer og/eller anden form for bankidentifikation for internationale transaktioner + plus modtagerkontos banks navn og adresse.
3. Kvitteringer for allerede gennemførte betalinger
En kvittering er en bekræftelse på en gennemført betaling, som du, en medarbejder eller en leverandør har foretaget. Du får fx en papirkvittering, når du har købt en liter mælk i Netto, eller en kvittering på email, når dit telefonabonnement automatisk er blevet betalt via dit betalingskort.
Følgende oplysninger skal være synlige på kvitteringer:
Beløb
Betalingsdato
Leverandørs/forretnings navn
4. Kreditnotaer
En kreditnota er dokumentation for et tilgodehavende hos en kreditor. Beløbet på en kreditnota skal altså trækkes fra, hvad virksomheden (debitor) skylder til kreditor. Kreditnotaen kan udbetales enten som et tilgodebevis, kontant eller overføres til kundens bankkonto.
Følgende oplysninger skal være synlige på kreditnotaer:
Beløb
Betalingsdato
Leverandørs navn
Andre oplysninger
Hvis du tilføjer en faktura ved at tage et billede af den, er det naturligvis vigtigt, at billedet er skarpt og lyst nok til, at alle detaljer tydeligt kan læses.
Tjek denne guide ud for at få et overblik over alle de måder, du kan tilføje bilag til Corpay One.
Du kan også læse dette dokument fra SKAT, som beskriver de gældende krav for fakturaer, og som Corpay One følger i henhold til lovgivning om hvidvask af penge (åbner i ny fane).