Hvad er en kvittering?
En kvittering er en bekræftelse på en gennemført betaling, som du, en medarbejder eller en leverandør har foretaget.
Du får fx en papirkvittering, når du har købt en liter mælk i Netto, eller en kvittering på email, når dit telefonabonnement automatisk er blevet betalt via dit betalingskort.
Hvordan adskiller en kvittering sig fra en faktura?
En kvittering adskiller sig fra en faktura ved ikke at have nogen forfaldsdato - den har udelukkende en betalingsdato. Overodnet set indeholder en kvittering tre oplysninger, som Corpay One skal bruge for at kunne behandle den:
Kreditors eller forretningens navn
Betalingsdatoen
Beløbet
Hvor en faktura er dokumentation for en kommende betaling, er en kvittering dokumentation for en gennemført betaling. Med andre ord foretages der altså ingen betaling for kvitteringer, der tilføjes til Corpay One, da den pågældende betaling, som "ligger bag" kvitteringen jo allerede er gennemført.
I bogføringstermer kaldes en kvittering et "finansbilag". Hvis dit regnskabssystem skelner mellem fakturaer og finansbilag, så vil Corpay One også bogfører kvitteringer som finansbilag i dit regnskabssystem.
Hvad skal jeg gøre, før jeg kan tilføje kvitteringer til Corpay One?
Før du kan begynde at tilføje kvitteringer til din virksomhedskonto, skal du gennemføre følgende to trin, så kvitteringerne kan blive håndteret og bogført korrekt:
1. Opret en liste med de betalingsmetoder, som du og andre medarbejdere i virksomheden bruger til de betalinger, som I får kvitteringer for
💡 Hvis du bruger Corpay Ones integration til Billy, så oprettes der automatisk en liste kaldet "Bank accounts" med betalingsmetoder/betalingskonti, og du skal dermed ikke selv gøre noget manuelt.
Eftersom der ikke foretages nogen betaling for kvitteringer i Corpay One, vælges der heller ingen betalingsmetode i Corpay One (som med fakturaer). Derfor skal du selv oprette en liste med alle de betalingsmetoder, som din virksomhed bruger til at gennemføre de betalinger, som du tilføjer kvitteringer for. Du skal herefter manuelt vælge en betalingsmetode for den enkelte kvittering, når du har tilføjet den til Corpay One.
1. Gå til Indstillinger > Lister, og klik på Opret ny:
2. Giv listen et passende navn (fx "Betalingsmetoder for kvitteringer"), og klik på Opret:
3. Opret en label for hver enkel betalingsmetode (fx "Kontant", "Firmakort", "Privat udlæg", etc.):
4. Du vil herefter kunne vælge den ønskede betalingsmetode på den enkelte kvittering:
2. Opdater integrationsopsætning til økonomisystem, så kvitteringer bliver synkroniseret korrekt, og så der kan vælges modkonti for kvitteringer
💡 Hvis du bruger Corpay Ones integration til Billy, så oprettes der automatisk en liste med betalingsmetoder/betalingskonti, og du skal dermed ikke selv gøre noget manuelt.
Når du har oprettet listen med betalingsmetoder som beskrevet ovenfor, skal du sikre, at integrationen med din virksomheds regnskabssystem er sat op til at kunne håndtere kvitteringer korrekt. Dét gør du i selve opsætningen af integrationen.
Dette kan fx indebære, at du vælger en kassekladde, som posteringer for kvitteringer skal oprettes i (hvis dit økonomisystem ikke bruger kassekladder, så vil posteringen blive oprettet sammen med andre posteringer).
Læs mere om, hvordan du sætter integrationer op, så de understøtter kvitteringer, her.
Hvordan tilføjer jeg en kvittering?
Se denne guide!