Når en medarbejder i virksomheden betaler en arbejdsrelateret udgift af egen lomme, er dette et udlæg. Dét kan for eksempel være måltider på arbejdsture eller inventar til kontoret. I disse tilfælde skylder virksomheden den enkelte medarbejder pengene, som medarbejderen har lagt ud. Og det er her, Corpay Ones funktion til medarbejderudlæg kommer ind i billedet.

I Corpay One kan medarbejdere nemt oprette udlægsrapporter og løbende tilføje kvitteringer for deres udlæg og tilhørende bilag. Dette foregår i medarbejderens eget udlægsområde i Corpay One under Værktøjer > Mine udlæg i sidemenuen til venstre.

Når medarbejderen ønsker det, kan de lukke og indsende en udlægsrapport, hvorefter den vil dukke op under Bilagshåndtering som en faktura og blive godkendt og betalt som enhver anden faktura. På denne måde bliver medarbejderen betalt på samme måde, som andre leverandører bliver betalt via Corpay One.

Hvis medarbejderen har tilføjet flere udlæg til rapporten, vil den endelige faktura indeholde tilsvarende antal linjer og beløb (læs mere om linjekontering her). Dét betyder altså, at beløbet og kategorien for hvert udlæg vil stå som individuelle linjer i samme faktura under Bilagshåndtering. Tilsvarende vil der i virksomhedens ERP-system blive oprettet en fakturapostering for hver linje og en samlet betalingspostering, når udlægsrapporten er blevet betalt.

💡 OBS!

1. Klik først på Værktøjer > Mine udlæg i menuen til venstre.

Her skal du oprette en udlægsrapport til dine udlæg. Du kan enten klikke på Opret Ny Udlægsrapport oppe i højre hjørne eller vælge en eksisterende udlægsrapport:

2. Du skal nu give udlægsrapporten et navn, og dernæst klikke Opret for at fortsætte:

3. Du vil nu automatisk blive sendt til udlægsrapporten (som også kan tilgås fra din oversigt under Værktøjer > Mine udlæg). Det næste du skal gøre er at tilføje kvitteringer for dine udlæg til rapporten. Dét gør du ved at klikke på Tilføj Ny Kvittering:

4. Du skal nu finde kvitteringen for dit udlæg på din computer. Når du har fundet den og tilføjet den til udlægsrapporten, vil den blive analyseret af Corpay One som ethvert andet bilag og vises i oversigten i udlægsrapporten.
Her kan du eventuelt vælge en kategori eller afdeling for kvitteringen og tilføje en note ved at klikke på indsendelsen i oversigten:

5. Når alle udlæg er blevet oprettet i udlægsrapporten, og du ønsker at blive betalt for udlæggene, skal du insende rapporten, så der oprettes en samlet faktura for rapporten under Bilagshåndtering. Dét gør du ved at klikke på Indsend rapport.

Klik på Indsend for at fortsætte.

Du vil herefter kunne se status på din din udlægsrapport, både i den enkelte rapport og ude i oversigten over dine udlægsrapporter.

Her vil du også kunne se hvis den er blevet afvist af en godkender, hvis godkenderen har tilføjet en kommentar til hvorfor den er blevet afvist. Kommentaren kan læses i det røde felt når man tilgår den enkelte indsendelse.

Herefter vil den være synlig som en faktura under Bilagshåndtering, hvor den vil afvente godkendelse som enhver anden faktura. Fakturaens forfaldsdato vil automatisk være sat til den dato, hvor udlægsrapporten er indsendt:

1. Åbn sidemenuen, og klik på Mine udlæg:

2. Du vil nu blive taget til oversigten over dine udlæg. Oversigten vil naturligvis være tom, hvis du ingen udlægsrapporter har. Klik Opret Ny Udlægsrapport for at oprette en ny rapport til dine udlæg, eller vælg en eksisterende åben udlægsrapport at tilføje dit udlæg til:

3. Giv den et navn, og vælg, hvilken valuta dine udlæg har. Rapporten vil automatisk blive lukket, når du indsender den.

Klik på Opret Ny Udlægsrapport for at fortsætte:

4. Du vil nu blive taget til selve udlægsrapporten, hvorfra du kan tilføje nye udlæg. Her kan du også se eksisterende udlæg og det samlede beløb i rapporten.

Klik på kameraikonet for at tilføje et udlæg. Dette vil åbne kameraet på din telefon, så du hurtigt kan tage et billede af kvitteringen for udlægget:

​

5. Når du har taget et bilede af kvitteringen, vil du blive bedt om at vælge en kategori* (udgiftskonto) for udlægget. Du kan også vælge en afdeling og indtaste en note. Du vil herefter blive sendt videre til udlægsrapporten, mens kvitteringen bliver analyseret af Corpay One:

* Administratorer på virksomheden kan vælge, om medarbejderudlæg skal have valgt en kategori, før de kan indsendes. Dette kan vælges under Indstillinger > Avanceret > Medarbejderudlæg i Corpay Ones web-app.

6. Du kan nu se udlægget i udlægsrapporten og kan frit tilføje så mange udlæg, du ønsker ved at klikke på kameraikonet. Når du ønsker at indsende rapporten for at blive betalt, skal du klikke på Indsend rapport i øvre højre hjørne:

7. Du skal nu bekræfte indsendelsen af rapporten. I samme omgang vil du blive bedt om at indtaste dine kontooplysninger som udlægget skal betales tilbage til. Du vil kun blive bedt om dette første gang du indsender en rapport.

Klik på Indsend Udlægsrapport for at færdiggøre indsendelsen:

8. Du vil nu se en besked, der endeligt bekræfter, at rapporten er blevet indsendt og at den vil blive betalt til din bankkonto, når den er godkendt under Bilagshåndtering:

9. Herefter vil den være synlig som en faktura under Bilagshåndtering, hvor den vil afvente godkendelse som enhver anden faktura. Fakturaens forfaldsdato vil automatisk være sat til den dato, hvor udlægsrapporten er indsendt: