Sådan tilføjer du medarbejderudlæg i Corpay One
1. Klik først på Værktøjer > Mine udlæg i menuen til venstre.
Her skal du oprette en udlægsrapport til dine udlæg. Du kan enten klikke på Opret Ny Udlægsrapport oppe i højre hjørne eller vælge en eksisterende udlægsrapport:
2. Du skal nu give udlægsrapporten et navn, og dernæst klikke Opret for at fortsætte:
3. Du vil nu automatisk blive sendt til udlægsrapporten (som også kan tilgås fra din oversigt under Værktøjer > Mine udlæg). Det næste du skal gøre er at tilføje kvitteringer for dine udlæg til rapporten. Dét gør du ved at klikke på Tilføj Ny Kvittering:
4. Du skal nu finde kvitteringen for dit udlæg på din computer. Når du har fundet den og tilføjet den til udlægsrapporten, vil den blive analyseret af Corpay One som ethvert andet bilag og vises i oversigten i udlægsrapporten.
Her kan du eventuelt vælge en kategori eller afdeling for kvitteringen og tilføje en note ved at klikke på indsendelsen i oversigten:
Ved at klikke på de 3 prikker i oversigten af udlægsrapporten, kan du slette den enkelte indsendelse.
Bemærk:
Administratorer på virksomheden kan vælge, om medarbejderudlæg skal have valgt en kategori, før de kan indsendes. Dette kan vælges under Indstillinger > Værktøjer > Medarbejderudlæg.
5. Når alle udlæg er blevet oprettet i udlægsrapporten, og du ønsker at blive betalt for udlæggene, skal du insende rapporten, så der oprettes en samlet faktura for rapporten under Bilagshåndtering. Dét gør du ved at klikke på Indsend rapport.
Bemærk: Første gang du indsender en udlægsrapport vil du blive bedt om at indtaste dine betalingsoplysninger. Vi husker dine informationer til næste gang du indsender en rapport.
Klik på Indsend for at fortsætte.
Du vil herefter kunne se status på din din udlægsrapport, både i den enkelte rapport og ude i oversigten over dine udlægsrapporter.
Her vil du også kunne se hvis den er blevet afvist af en godkender, hvis godkenderen har tilføjet en kommentar til hvorfor den er blevet afvist. Kommentaren kan læses i det røde felt når man tilgår den enkelte indsendelse.
Herefter vil den være synlig som en faktura under Bilagshåndtering, hvor den vil afvente godkendelse som enhver anden faktura. Fakturaens forfaldsdato vil automatisk være sat til den dato, hvor udlægsrapporten er indsendt:
Læs mere om, hvilke andre muligheder du har for at indstille dine udlæg og rapporter her.
Når en medarbejder indsender en udlægsrapport, oprettes medarbejderen automatisk som leverandør under Bilagshåndtering > Leverandører.
Du bør herefter modtage pengene inden for 1-2 bankdage! 🙌
Videre læsning
Søger du en mere dydbegående guide? Så tag et kig her.
Vil du tilføje udlæg på mobilen? Så se denne guide.