Oprettelse af ny kunde
1. For at oprette en ny kunde skal du først gå til menuen Kunder i dit Advisor Dashboard:
💡 TIP! Der findes også en genvej til oprettelsen af nye kunder oppe i højre hjørne af forsiden af dit Advisor Dashboard!
2. Klik herefter på knappen Opret kunde oppe i højre hjørne:
3. Du går nu i gang med selve oprettelsen af kunden (du kan også oprette flere kunder i samme omgang). Du skal først vælge, om du ønsker at bruge Corpay One internt eller eksternt.
Internt: Kunden bliver ikke involveret i brugen af Corpay One; Corpay Ones betalingskomponent kan ikke bruges; du som Advisor bliver faktureret for kundens forbrug i Corpay One.
Eksternt: Kunden kan involveres i brugen af Corpay One; Corpay One betalingskomponent kan bruges; du kan vælge, at kunden skal faktureres direkte for sit forbrug i Corpay One.
Klik på den løsning, du ønsker, og klik på Næste for at fortsætte:
4. Du skal nu vælge, hvem der skal blive faktureret for brugen af Corpay One: din virksomhed eller kundens virksomhed.
Bemærk, at det kun er muligt at fakturere kunden direkte, hvis du valgt en ekstern aftale i sidste trin.
Klik Næste for at fortsætte.
5. Du skal nu indtaste CVR-nummeret på den kunde, du ønsker at oprette. Hvis du ønsker at oprette flere kunder, skal du bare indtaste CVR-nummeret på den første kunde, og så der vises endnu et skrivefelt, hvor du kan indtaste CVR-nummeret på den næste kunde. Du kan også oprette kunden med P-nummer. Læs mere om dette her.
Hvis et CVR-nummer ikke kan godkendes, eller hvis virksomheden allerede findes i Corpay One, vil du blive gjort opmærksom på dette i skrivefeltet.
Hvis du har et regneark med flere kunder, som du ønsker at oprette, kan du importere regnearket ved at klikke på Importer kunder via CSV nederst i vinduet. Læs mere om dette længere nede i denne artikel.
Klik på Næste for at fortsætte, når du har indtastet de ønskede kunders CVR-numre.
6. Du skal nu vælge, hvilke komponenter der skal aktiveres for kunden - det vil sige, hvilke funktioner kunden skal have adgang til.
Inbox: Dette er kernefunktionaliteten i Corpay One (aflæsning af bilag og synkronisering med ERP-system). Denne komponent kan ikke slås fra.
Workflow: Den sande Corpay One-magi. Workflows kan automatisere godkendelsesprocedurer og en lang række daglige regnskabsopgaver i Corpay One. Bør kun slås fra, hvis kunden skal have det absolutte minimum ud af Corpay One, så kun kontoejeren i kundens virksomhed vil kunne godkende bilag til betaling.
Pay: Corpay Ones betalingsmodul. Med denne komponent kan kunden betale fakturaer og medarbejderudlæg direkte i Corpay One via bankkonto og betalingskort. Kan kun vælges for kunder, som er oprettet til eksternt brug (trin 1 i kundeopsætningen).
Klik Næste for at fortsætte.
7. Hvis du ikke fravalgte Workflow-komponenten i sidste trin, har du nu mulighed for at vælge blandt dine workflow-skabeloner, så du kan tilføje et eller flere workflows til din nye kundes konto i Corpay One. Du kan også oprette en ny workflow-skabelon her og nu ved at klikke på knappen Opret ny under søgefeltet.
Klik på Næste for at fortsætte.
8. Du har nu mulighed for at vælge, hvilke brugere i dit personale skal have adgang til kunden. Til dette skal du vælge én eller flere adgangsgrupper. Du har også mulighed for at oprette en ny adgangsgruppe ved samme lejlighed.
Du kan desuden vælge en bruger som kontoansvarlig for kunden. Den kontoansvarlige bruger vil blive notificeret om aktiviteter og udestående opgaver i kundens virksomhed.
Klik på Næste for at fortsætte.
9. Du får nu en sidste mulighed for at sikre, at alle dine valg er, som de skal være. Du kan klikke på ethvert trin i opsætningen i listen til venstre for at gå til det pågældende trin.
Når du er tilfreds, skal du klikke på Opret kunder for at fortsætte.
Bemærk, at jo flere kunder du opretter i samme omgang, jo længere tid vil det næste trin tage.
10. Hvis Corpay One ikke er stødt på nogen fejl i forbindelse med oprettelsen af kunderne, vil du få en endelig bekræftelse på, at kunden er oprettet - tillykke! 🎉 Ellers vil du blive informeret om årsagen til fejlen.
Klik på OK for at lukke opsætningen og gå tilbage til forsiden for Advisor Dashboard. De nyligt oprettede kunder kan nu tilgås via menuen Kunder på Advisor Dashboard.
Sådan importerer du flere kunder ad gangen via .CSV-fil
Når du opretter en kunde (se ovenstående guide), kan du nemt importere en .CSV-fil med så mange kunder, du ønsker, på én gang. Dét vælger du i trin 3 i kundeopsætningen:
1. Klik på Importér kunder via CSV.
2. Klik herefter på knappen Vælg fil for at vælge den .CSV-fil, som indeholder kundernes oplysninger, på din computer. .CSV-filen skal indeholde to kolonner: kundens CVR-nummer og kundens navn.
Du kan til hver en tid afbryde importen og gå tilbage til den manuelle kundeoprettelse ved at klikke på Afbryd import i bunden af vinduet.
3. Du skal nu vælge, hvilken kolonne i filen der indeholder kundens CVR-nummer, og hvilken kolonner der indeholder kundens virksomhedsnavn. Dét vælger du i de to rullemenuer. Du kan se en forhåndsvisning af den importerede data under rullemenuerne.
Klik på Importer, når du har foretaget dine valg, og fortsæt så fra punkt 5 i guiden ovenfor.
💡 Vises de to kolonner som én, når du åbner rullemenuerne? Så er filen ikke kommasepareret. Sørg for, at filen er konfigureret som kommasepareret, og upload filen igen.
