Når en medarbejder i virksomheden betaler en arbejdsrelateret udgift af egen lomme, er dette et udlæg. Dét kan for eksempel være måltider på arbejdsture eller inventar til kontoret. I disse tilfælde skylder virksomheden den enkelte medarbejder pengene, som medarbejderen har lagt ud.

Og det er her, Corpay Ones funktion til medarbejderudlæg kan hjælpe.

I Corpay One kan medarbejdere nemt oprette udlægsrapporter og løbende tilføje kvitteringer for deres udlæg og tilhørende bilag. Dette foregår i medarbejderens eget udlægsområde i Corpay One under Avanceret > Mine Udlæg i sidemenuen til venstre.

Når medarbejderen ønsker det, kan de lukke og indsende en udlægsrapport, hvorefter den vil dukke op under Bilagshåndtering som enhver anden faktura, hvor den skal godkendes i overensstemmelse med virksomhedens Workflow for derefter at blive betalt. På denne måde bliver medarbejderen betalt på samme måde, som andre leverandører bliver betalt via Corpay One.

Hvis medarbejderen har tilføjet flere udlæg til rapporten, vil den endelig faktura i indeholde tilsvarende antal linjer og beløb (læs mere om linjekontering her). Dét betyder altså, at beløbet og kategorien for hvert udlæg vil stå som individuelle linjer i fakturaen. Tilsvarende vil der i virksomhedens ERP-system blive oprettet en fakturapostering for hver linje og en samlet betalingspostering, når udlægsrapporten er blevet betalt.

Du kan læse mere om, hvordan du og medarbejdere kan oprette udlægsrapporter og tilføje udlæg i denne artikel.

Når en medarbejder har indsendt en udlægsrapport, vil der blive oprettet en tilsvarende faktura under Bilagshåndtering. Denne faktura vil afvente godkendelse som enhver anden faktura i virksomheden - alt efter, hvilke workflows der er aktive i virksomheden. Du kan læse mere om, hvordan du godkender fakturaer i Corpay One i denne artikel.