Analyse og aflæsning
Når du har tilføjet et bilag til Corpay One, vil bilagets data automatisk blive aflæst, før det dukker op i din oversigt. Dette sker uanset, på hvilken måde bilaget er blevet tilføjet. I forbindelse med dette vil du kunne se under Bilagshåndtering, hvilke bilag der er under behandling. Her vil du ligeledes blive oplyst om færdigbehandlede bilag og eventuelt fejlende aflæsninger.
Typisk skal du højest vente fem-ti minutter per bilag, før alle data på det enkelte bilag er aflæst, men denne behandlingstid kan variere.
Hvis du synes, at behandlingstiden er lidt længere en forventet, så frygt ej, bilaget skal nok blive tilføjet. Behandlingstiden varierer alt efter bilagets kvalitet, opsætning, osv., så i tilfælde kan der sagtens gå en time eller mere, før et bilag er færdigbehandlet.
Hvis der stødes på en fejl under analysen af et bilag, vil du blive kontaktet af Corpay Ones supporthold, hvis det bliver nødvendigt, så du behøver ikke bekymre dig.
Læs mere om, hvilke informationer et bilag skal have for, at Corpay One kan behandle det hér.
Når et bilag er færdigaflæst, vil det dukke op under Bilagshåndtering med alle oplysninger aflæst.
Godkendelse
Når et bilag er blevet aflæst, vil det som udgangspunkt kræve godkendelse af én eller flere medarbejdere i virksomheden, før det kan blive betalt og/eller synkroniseret til virksomhedens regnskabssystem. Disse medarbejdere udpeges enten automatisk via virksomhedens workflow eller manuelt af en medarbejder med tilstrækkelig tilladelse til dette.
Du kan læse mere om medarbejdertilladelser her.
Automatiske handlinger og kontering
Når et bilag er blevet aflæst, kan der foretages en lang række automatiske handlinger for bilaget, såsom kontering, valg af afdeling, m.m. Dette kræver dog, at du selv har opsat de automatiske handlinger i virksomhedens workflow.
Hvis du ikke har defineret nogen kontering med workflows, vil Corpay One automatisk kontere nye bilag på samme kategori/konto, som der sidst blev valgt for bilag fra den pågældende leverandør. Dette sker automatisk, så snart bilaget er færdigaflæst.
Du kan læse mere om de forskellige måder at foretage kontering på her.
Synkronisering til bogføringsplatform eller ERP-system
Hvis du har oprettet en integration til din virksomheds regnskabssystem, vil alle data for både fakturaer, kreditnotaer, kvitteringer og betalinger automatisk synkroniseres til regnskabssystemet. Synkroniseringen foregår løbende - fx når et bilag er tilføjet, når en betaling er gennemført, eller når der foretages en ændring på et bilag. Synkroniseringen indebærer, at bilag bliver oprettet som postering i kassekladden/bogføringskladden i regnskabssystemet med alle vigtige detaljer (beløb, kreditor, kategori/konto, etc.).
Læs mere om, hvordan du manuelt foretager synkronisering af et bilags data i denne artikel.
Betaling eller markér som betalt/håndteret
Typisk er det sidste, der sker i et bilags cyklus, at det bliver betalt automatisk eller manuelt gennem Corpay One (eller at bilaget markeres som betalt, hvis der ikke skal gennemføres nogen betaling). Dette gælder naturligvis ikke for kvitteringer, da de allerede er "betalte", når de tilføjes til Corpay One.
Når et bilag betales eller markeres som betalt, synkroniseres der som standard data til den pågældende betalingspostering i bogføringsplatformen eller regnskabssystemet. Dette kan dog fravælges ved hjælp af workflows.
Bilag kan først betales eller markeres som betalt, når de blevet godkendt (hvis der da kræves godkendelse af bilaget).