Her er en oversigt over typiske ord, som du vil se i Corpay Ones web-app og mobil-app. Hvis du leder efter et ord, som du ikke kan finde i oversigten, så skriv gerne til os på support@corpayone.com, så vi kan forklare dig det og tilføje det til listen, så andre brugere kan få glæde af det i fremtiden.

Et abonnement er den aftale, din virksomhed har lavet med Corpay One, som dækker over, hvor meget virksomheden betaler hver måned for at bruge Corpay One, og hvor mange bilag din virksomhed kan tilføje til Corpay One hver måned.

En administrator er en medarbejderrolle i Corpay One. En administrator har tilladelse til at håndtere bilag, indstillinger, integrationer, workflows, medarbejdertilladelser og meget mere. En administrator har næsten de samme rettigheder som en kontoejer, men en administrator kan ikke slette en virksomhedskonto i Corpay One.

En advisor-aftale er en type konto i Corpay One tiltænkt bogholdere og revisorer, som arbejder med flere af deres kunder i Corpay One. Advisors har adgang til et særligt dashboard og har en række valgmuligheder for at opsætte fakturering af deres kunder i Corpay One. Skriv endelig til os via chatten i appen for at høre mere.

En afdeling er en form for kategorisering i din virksomhed, som medarbejdere og bilag kan høre til (dog bogfører ikke alle virksomheder med afdelinger). Når du vælger en primær afdeling for en medarbejder under medarbejderens indstillinger, vil alle bilag tilføjet af denne medarbejder automatisk have den primære afdeling påført. Du kan importere afdelinger fra dit økonomisystem og herefter se dem under Indstillinger > Lister > Afdelinger.

Autopay er en indstilling, du kan slå til under Indstillinger > Avanceret > Betalinger. Hvis Autopay er slået til, vil fakturaer automatisk blive betalt på forfaldsdatoen, når de er blevet godkendt. Hvis Autopay er slået fra, skal betalingen af fakturaer igangsættes manuelt med et klik på knappen Betal nu på den enkelte faktura.

En betalingsmetode dækker over den måde, du vælger at betale en leverandør - det vil sige overføre penge fra din virksomheds bankkonto til leverandørens bankkonto som betaling for en faktura.

Betal Nu er en knap, som vises på ubetalte faktuarer, når de er blevet godkendt (dog kun hvis betalingskomponenten Pay er slået til på din konto). Når du klikker Betal Nu, ændres fakturaens status øjeblikkeligt til Igangsat, som betyder, at betalingen af fakturaen er blevet igangsat. Betalingen bliver dog ikke gennemført øjeblikkeligt.

En bidragsyder er en medarbejderrolle i Corpay One. Bidragsydere har tilladelse til at tilføje bilag til virksomhedens konto i Corpay One, men de har ikke tilladelse til at ændre i medarbejdertilladelser, workflows eller andre virksomhedsindstillinger. Administratorer kan indstille, hvor meget bidragsydere skal kunne se på virksomhedskontoen under den enkelte bidragsyders medarbejderindstillinger. Rollen som bidragsyder er egnet til medarbejdere, som skal tilføje bilag til godkendelse, men som ikke selv har noget bogføringsansvar.

“Bilag” bruges ofte i Corpay One som en samlet betegnelse for fakturaer, kreditnotaer og kvitteringer, som kan tilføjes til Corpay One. Nogle gange vil du også se ordet “udgift” blive brugt på samme måde.

En ejer eller kontoejer er en medarbejderrolle i Corpay One med flest tilladelser på en virksomhedskonto. En ejer har tilladelse til at håndtere bilag, indstillinger, integrationer, workflows, medarbejdertilladelser og kan også slette virksomhedskontoen. Den medarbejder, som opretter en virksomhedskonto, er automatisk valgt som kontoejer. Ejerskabet over en konto kan dog overføres til andre medarbejdere.

En faktura er en bestemt type bilag, som repræsenterer et pengebeløb, som din virksomhed skylder en leverandør for en vare eller en service. Corpay One kan foretage betaling af fakturaer, hvis du har slået betalingskomponenten Pay til på din virksomhedskonto i Corpay One under Avanceret > Komponenter. Du kan tilføje din virksomheds fakturaer til Corpay One, og med udgangspunkt i dine indstillinger og dine workflows bliver fakturaerne behandlet, så de passer til dine behov.

“Godkendelse” refererer til den almindelig regnskabsopgave at få en leder eller en anden medarbejder til at gennemgå og “godkende” en virksomheds udgift. Corpay One gør denne proces nem, da enhver medarbejder udpeget som “godkender” blot kan trykke på knappen Godkend på en faktura, kvittering eller kreditnota. Afhængigt af din virksomheds unikke indstillinger og workflows kan du nemt angive, hvilke medarbejdere der udpeges som godkender(e).

“Igangsat” bruges til at beskrive en fakturas status i Corpay One, og betyder, at betalingen af fakturaen er blevet sat i gang. Hvis du klikker Betal Nu på en faktura, vil betalingen blive igangsat. Fakturaen vil ligeledes stå som Igangsat, hvis automatisk betaling er slået til på fakturaens forfaldsdato. Når betalingen er gennemført, vil fakturaens status ændres til Betalt.

Inbox er Corpay Ones intelligente scanningsmotor, der aflæser oplysninger fra de bilag, som du tilføjer til Corpay One, og laver dem om til data i Corpay. Når du tilføjer et bilag (via Corpay Ones webapp, mobilapps eller Send & Scan), vises det som “Analyserer” på din konto i Corpay One, indtil det er blevet endeligt analyseret, hvorefter det kan findes under Bilagshåndtering i Corpay One. Alle bilagets oplysninger vil her være tilgængelig i digital og redigerbar form.

En integration er et program, der er bygget til at skabe forbindelse mellem Corpay One og en tredjepartsplatform som for eksempel dit økonomisystem (fx e-conomic, Dinero, Xero eller Quickbooks) eller andre softwareværktøjer (fx Zapier eller Slack). Integrationer gør det muligt for Corpay One at fungere sideløbende og i fællesskab med dine eksisterende processer ved automatisk at synkronisere data mellem Corpay One og tredjepartsplatformen, så du slipper for at gøre arbejdet manuelt.

Et bilags kategori i Corpay One svarer til bilagets udgiftskonto, som vælges på bilaget i rullemenuen Kategorier. Når du integrerer dit økonomisystem med Corpay One, importeres din eksisterende kontoplan automatisk fra økonomisystemet. Kontoplanen kan herefter findes i form af kategorier under Indstillinger > Lister > Kategorier. Hvis du ikke importerer din kontoplan via dit økonomisystem, kan du importere den manuelt fra førnævnte side ved at klikke på knappen Importer.

En kreditnota er en bestemt type bilag, som repræsenterer et pengebeløb, som en leverandør skylder din virksomhed (i modsætning til en faktura, som repræsenterer et pengebeløb, din virksomhed skylder leverandøren). Beløbet på en kreditnota er altid noteret som negativ i modsætning til en fakturas beløb, som altid er noteret som positivt. Du kan altid konvertere en faktura til en kreditnota ved at klikke på de tre prikker i det øverste højre hjørne af faktura og vælge muligheden Konverter til kreditnota i rullemenuen. Kreditnotaer kan markeres som "Behandlet" for at flytte dem til fanen Betalte under Bilagshåndtering.

En kvittering i Corpay One er en bilagstype, som repræsenterer et køb eller en betaling, som allerede er gennemført (fx abonnementer, der trækkes automatisk, eller personalekøb). Medarbejdere kan tilføje kvitteringer til Corpay One og sende dem gennem godkendelsesflow og kontere dem. Kvitteringer vil altid have status "Betalt" og ligge under fanen Betalte, med mindre din virksomheds workflows er sat op til, at kvitteringer kræver godkendelse. I så fald vil de først ligge under fanen Afventer.

En leverandør (også kaldet en “kreditor”) er den person/virksomhed, som din virksomhed skylder penge for et produkt eller en service. Hvert eneste bilag i Corpay One - faktura, kvittering eller kreditnota - er associeret med en leverandør. Du kan nemt selv håndtere din virksomheds leverandører i Corpay One under Bilagshåndtering > Leverandører.

En liste er en definerbar liste med labels, som du kan bruge til at klassificere din virksomheds bilag i Corpay One. Du kan tilføje lister på tre måder: 1) importere dem fra dit økonomisystem (fx i form af kontoplan, afdelinger eller projekter; 2) oprette en liste manuelt under Indstillinger > Lister; og 3) uploade en liste fra en CSV-fil. Hvis en liste er markeret som “synlig”, vil den automatisk blive vist en rullemenu på hvert enkelt bilag i din oversigt.

Marker som Betalt er en feature i Corpay One, som manuelt lader dig markere en faktura som betalt og dermed ændre dens status til Betalt. Dette kan for eksempel være praktisk, hvis du har foretaget betalingen af en given faktura uden for Corpay One, men stadigvæk ønsker at registrere dette i Corpay One.

En medarbejder er et medlem af en virksomheds konto i Corpay One, som kan foretage forskellige handlinger på kontoen alt efter sin medarbejderrolle. Administratorer kan nemt tilføje nye medarbejdere til virksomheden og vælge, hvilke tilladelser de skal have, under Indstillinger > Medarbejdere.

Pay er en kernekomponent i Corpay One, der giver dig mulighed for at betale fakturaer til leverandører via Corpay One. For at bruge Pay skal du slå komponenten til under Avanceret > Komponenter. Så snart din konto er verificeret og en betalingsmetode er tilføjet, kan du komme i gang med at betale gennem Corpay One.

Revisionssporet er en funktion i Corpay One, der giver dig mulighed for at spore alle aktiviteter, der forekommer på din virksomhedskonto i Corpay One. For at vise revisionssporet skal du blot klikke på dit navn nede i venstre hjørne og herefter på Aktivitet. Når du klikker her, åbnes Revisionssporet/Notifikationer i højre side, som giver dig det fulde overblik over, hvilke medarbejdere har godkendt bilag, skrevet noter, opdateret indstillinger og meget mere.

En seer er en medarbejderrolle i Corpay One, som kun har tilladelse til at se bilag på virksomhedens konto. En seer kan ikke tilføje bilag, betale fakturaer eller ændre i kontoens indstillinger.

Din virksomheds Send & Scan-adresse er din virksomheds unikke emailadresse, som automatisk tildeles din virksomhed, når den oprettes i Corpay One. Du, dine medarbejdere og dine leverandører kan sende bilag til denne adresse som vedhæftninger (i formaterne PDF, JPG eller PNG), og Corpay One vil herefter aflæse bilagenes oplysninger og oprette dem på din virksomhedskonto i Corpay One. Enhver virksomhed i Corpay One har to Send & Scan-adresser: en til fakturaer og kreditnotaer, og én til kvitteringer.

Verifikation i Corpay One dækker over en række trin, som skal gennemføres af Corpay One brugere for, at de kan få det fulde udbytte af Corpay One betalingsfunktioner. Verifikationsprocessen foregår ved hjælp af en række forskellige metoder, og en virksomhedskontos ejer skal gennemføre yderligere verifikation af sin virksomhed. Du skal desuden være verificeret for at kunne tilføje en betalingsmetode til din konto i Corpay One.

En virksomhed er en samlet enhed (også kaldet “virksomhedskonto”) i Corpay One, som har sine egne bilag, betalingsmetoder, Workflows og medarbejdere. Du kan se din virksomheds navn i det nederste hjørne til venstre, når du er logget ind i Corpay One og under Indstillinger > Virksomhed. Du kan oprette flere virksomheder i Corpay One med samme login, og med en partneraftale kan du nemt håndtere mange virksomheder på én gang. 

Workflow er Corpay Ones avancerede automatiseringsfunktion, der giver dig mulighed for at oprette workflows, som kan udføre en lang række automatiske handlinger på dine bilag alt efter, hvad der står på bilaget, herunder kontere og afkræve godkendelse fra de korrekte medarbejdere. Ved hjælp af enkle sæt af kriterier og handlinger bestemmer et workflow, hvilke handlinger der skal udføres på bilag, der matcher visse kriterier. Administratorer kan redigere og oprette nye workflows under Avanceret > Workflow.