Her er en oversigt over typiske ord, som du vil se i Corpay Ones webapp og mobilapp. Hvis du leder efter et ord, som du ikke kan finde i oversigten, så skriv gerne til os på support@corpayone.com, så vi kan forklare dig det og tilføje det til listen, så andre brugere kan få glæde af det i fremtiden.

Et abonnement er den aftale, din virksomhed har lavet med Corpay One. Det dækker over, hvor meget virksomheden betaler hver måned for at bruge Corpay One, og hvor mange bilag din virksomhed kan tilføje til Corpay One hver måned.

En administrator er en medarbejderrolle i Corpay One. En administrator har tilladelse til at håndtere bilag, indstillinger, integrationer, workflows, medarbejdertilladelser og meget mere. En administrator har næsten de samme rettigheder som en kontoejer, men en administrator kan ikke slette en virksomhedskonto i Corpay One.

En advisoraftale er en type konto i Corpay One tiltænkt bogholdere og revisorer, som arbejder med flere af deres kunder i Corpay One. Advisorer har adgang til et særligt dashboard og har en række valgmuligheder for at opsætte fakturering af deres kunder i Corpay One. Skriv endelig til os via chatten i appen eller på mail til support@corpayone.com for at høre mere.

En afdeling er en form for kategorisering i din virksomhed, som medarbejdere og bilag kan høre til (dog anvender ikke alle virksomheder afdelinger i deres bogholderi). Når du vælger en primær afdeling for en medarbejder under medarbejderens indstillinger, vil alle bilag tilføjet af denne medarbejder automatisk have den primære afdeling påført. Du kan importere afdelinger fra dit økonomisystem og herefter se dem under Indstillinger > Lister > Afdelinger.

Autopay er en indstilling, du kan slå til under Indstillinger > Avanceret > Betalinger. Hvis autopay er slået til, vil fakturaer automatisk blive betalt på forfaldsdatoen, når de er blevet godkendt. Hvis autopay er slået fra, skal betalingen af fakturaer igangsættes manuelt med et klik på knappen Betal nu på den enkelte faktura.

En betalingsmetode dækker over den måde, du vælger at betale en leverandør på - det vil sige overføre penge fra din virksomheds bankkonto til leverandørens bankkonto som betaling for en faktura.

Betal nu er en knap, som vises på ubetalte fakturaer, når de er blevet godkendt (dog kun hvis betalingskomponenten Pay er slået til på din konto). Når du klikker Betal nu, ændres fakturaens status øjeblikkeligt til Igangsat, som betyder, at betalingen af fakturaen er blevet igangsat. Betalingen bliver dog ikke gennemført øjeblikkeligt.

En bidragsyder er en medarbejderrolle i Corpay One. Bidragsydere har tilladelse til at tilføje bilag til virksomhedens konto i Corpay One, men de har ikke tilladelse til at ændre i medarbejdertilladelser, workflows eller andre virksomhedsindstillinger. Administratorer kan indstille, hvor meget bidragsydere skal kunne se på virksomhedskontoen under den enkelte bidragsyders medarbejderindstillinger. Rollen som bidragsyder er egnet til medarbejdere, som skal tilføje bilag til godkendelse, men som ikke selv har noget bogføringsansvar.

Ordet bilag bruges i Corpay One som en samlet betegnelse for fakturaer, kreditnotaer, kvitteringer og udlægsrapporter, som kan tilføjes til Corpay One.

En ejer eller kontoejer er en medarbejderrolle i Corpay One med flest tilladelser på en virksomhedskonto. En ejer har tilladelse til at håndtere bilag, indstillinger, integrationer, workflows, medarbejdertilladelser og kan også slette virksomhedskontoen. Den medarbejder, som opretter en virksomhedskonto, er automatisk valgt som kontoejer. Ejerskabet over en konto kan dog overføres til andre medarbejdere.

En faktura er en bestemt type bilag, som repræsenterer et pengebeløb, som din virksomhed skylder en leverandør for en vare eller en service. Corpay One kan foretage betaling af fakturaer, hvis du har slået betalingskomponenten Pay til på din virksomhedskonto i Corpay One under Værktøjer> Komponenter. Du kan tilføje din virksomheds fakturaer til Corpay One, og de bliver derefter behandlet alt efter dine indstillinger og workflows, så I kan skræddersy jeres fakturahåndtering efter jeres behov.

Godkendelse refererer til den almindelig regnskabsopgave at få en leder eller en anden medarbejder til at gennemgå og sige god for en virksomheds bilag. Corpay One gør denne proces nem, da enhver medarbejder udpeget som godkender blot skal tjekke et bilag og så trykke på knappen Godkend på bilaget. Afhængigt af din virksomheds unikke indstillinger og workflows kan du nemt angive, hvilke medarbejdere der udpeges som godkender(e).

Igangsat bruges til at beskrive en fakturas status i Corpay One og betyder, at betalingen af fakturaen er blevet sat i gang. Hvis du klikker Betal nu på en faktura, vil betalingen blive igangsat. Fakturaen vil ligeledes skifte status til Igangsat på forfaldsdatoen, hvis automatisk betaling (autopay) er slået til. Når betalingen er gennemført, vil fakturaens status ændres til Betalt.

Inbox er Corpay Ones intelligente scanningsmotor, der aflæser oplysninger fra de bilag, som du tilføjer til Corpay One, og laver dem om til data i Corpay One. Når du tilføjer et bilag (via Corpay Ones webapp, mobilapps eller Send & Scan), vises det som Analyserer på din konto i Corpay One, indtil det er blevet endeligt analyseret, hvorefter det kan findes under Bilagshåndtering i Corpay One. Alle bilagets oplysninger vil her være tilgængelig i digital og redigerbar form.

En integration er et program, der er bygget til at skabe forbindelse mellem Corpay One og en tredjepartsplatform som for eksempel dit økonomisystem (f.eks. e-conomic, Dinero, Xero eller Quickbooks) eller andre softwareværktøjer (f.eks. Zapier eller Slack). Integrationer gør det muligt for Corpay One at fungere sideløbende og i fællesskab med dine eksisterende processer ved automatisk at synkronisere data mellem Corpay One og tredjepartsplatformen, så du slipper for at gøre arbejdet manuelt.

Et bilags kategori i Corpay One svarer til bilagets udgiftskonto, som vælges på bilaget i rullemenuen Kategorier. Når du integrerer dit økonomisystem med Corpay One importeres din eksisterende kontoplan automatisk fra økonomisystemet. Kontoplanen kan herefter findes i form af kategorier under Indstillinger > Lister > Kategorier. Hvis du ikke importerer din kontoplan via dit økonomisystem, kan du importere den manuelt som en CVS-fil fra førnævnte side ved at klikke på knappen Importer.

En kreditnota er en bestemt type bilag, som repræsenterer et pengebeløb, som en leverandør skylder din virksomhed (i modsætning til en faktura som repræsenterer et pengebeløb, din virksomhed skylder leverandøren). Beløbet på en kreditnota er altid noteret som negativ i modsætning til en fakturas beløb, som altid er noteret som positivt. Du kan konvertere en faktura til en kreditnota ved at klikke på bilagstype på fakturaen og så vælge kreditnota fra rullemenuen. Dette kan du gøre, mens fakturaen afventer godkendelse. Kreditnotaer kan markeres som håndteret for at signalere, at kreditnotaens fulde beløb er blevet udlignet på en faktura. Dette kan gøres, når kreditnotaer har status som ubetalt.

En kvittering i Corpay One er en bilagstype, som repræsenterer et køb eller en betaling, der allerede er gennemført (f.eks. abonnementer der trækkes automatisk, eller personalekøb). Kvitteringer vil altid have status som betalt og ligge under fanen Betalte, med mindre din virksomheds workflows er sat op til, at kvitteringer kræver godkendelse. I så fald vil de først ligge under fanen Afventer.

En leverandør (også kaldet en kreditor) er den person/virksomhed, som din virksomhed skylder penge for et produkt eller en service. Hvert eneste bilag i Corpay One - faktura, kvittering, kreditnota og udlægsrapport - er associeret med en leverandør. Du kan nemt selv håndtere din virksomheds leverandører i Corpay One under Bilagshåndtering > Leverandører.

En liste er en definerbar liste med labels, som du kan bruge til at klassificere din virksomheds bilag i Corpay One. Du kan tilføje lister på tre måder:

1: Importere dem fra dit økonomisystem (f.eks. i form af kontoplan, afdelinger eller projekter)

2: Oprette en liste manuelt under Indstillinger > Lister

3: Uploade en liste fra en CSV-fil.

Hvis en liste er markeret som synlig, vil den automatisk blive vist på en rullemenu på hvert enkelt bilag i din oversigt.

Marker som betalt er en funktion i Corpay One, som manuelt lader dig markere en faktura som betalt og dermed ændre dens status til Betalt. Dette kan for eksempel være praktisk, hvis du har foretaget betalingen af en given faktura uden for Corpay One, men stadigvæk ønsker at registrere dette i Corpay One.

En medarbejder er et medlem af en virksomheds konto i Corpay One, som kan foretage forskellige handlinger på kontoen alt efter sin medarbejderrolle. Administratorer kan nemt tilføje nye medarbejdere til virksomheden og vælge, hvilke tilladelser de skal have under Indstillinger > Medarbejdere.

Pay er en kernekomponent i Corpay One, der giver dig mulighed for at betale fakturaer til leverandører via Corpay One. For at bruge Pay skal du slå komponenten til under Værktøjer> Komponenter. Så snart din konto er verificeret og en betalingsmetode er tilføjet, kan du komme i gang med at betale gennem Corpay One.

Revisionssporet er en funktion i Corpay One, som giver dig mulighed for at spore alle aktiviteter, der forekommer på din virksomhedskonto i Corpay One. For at vise revisionssporet skal du blot klikke på klokken ved siden af din profil oppe i højre hjørne. Når du klikker her åbnes en aktivitetslog, hvor du kan se advarsler (bemærkninger på bilag), tags (hvis en medarbejder har tagget dig på et bilag) og revisionssporet. Dette giver dig et overblik over, hvilke medarbejdere der har godkendt bilag, skrevet noter, opdateret indstillinger og meget mere.

En seer er en medarbejderrolle i Corpay One, som kun har tilladelse til at se bilag på virksomhedens konto. En seer kan ikke tilføje bilag, betale fakturaer eller ændre i kontoens indstillinger.

Din virksomheds Send & Scan-adresse er din virksomheds unikke e-mailadresse, som automatisk tildeles din virksomhed, når den oprettes i Corpay One. Du, dine medarbejdere og dine leverandører kan sende bilag til denne adresse som vedhæftninger (i formaterne PDF, JPG eller PNG), og Corpay One vil herefter aflæse bilagenes oplysninger og oprette dem på din virksomhedskonto i Corpay One. Enhver virksomhed i Corpay One har to Send & Scan-adresser: en til fakturaer og kreditnotaer og en til kvitteringer.

Verifikation i Corpay One dækker over en række trin, som skal gennemføres af Corpay Ones brugere for, at de kan få det fulde udbytte af Corpay Ones betalingsfunktioner. Verifikationsprocessen foregår ved hjælp af en række forskellige metoder, og en virksomhedskontos ejer skal gennemføre yderligere verifikation af virksomhedskontoen. Du skal desuden være verificeret for at kunne tilføje en betalingsmetode til din konto i Corpay One.

En virksomhed er en samlet enhed (også kaldet “virksomhedskonto”) i Corpay One, som har sine egne bilag, betalingsmetoder, integrationer, workflows og medarbejdere. Du kan se din virksomheds navn oppe i venstre hjørne, når du er logget ind i Corpay One og under Indstillinger > Virksomhed. Du kan oprette flere virksomheder i Corpay One med samme login og med en partneraftale kan du nemt håndtere mange virksomheder på én gang. Oppe i venstre hjørne kan du også skifte mellem dine virksomheder.

Workflow er Corpay Ones avancerede automatiseringsfunktion, der giver dig mulighed for at oprette workflows, som kan udføre en lang række automatiske handlinger på dine bilag alt efter, hvad der står på bilaget, herunder kontere og afkræve godkendelse fra de korrekte medarbejdere. Ved hjælp af enkle sæt af kriterier og handlinger bestemmer et workflow, hvilke handlinger der skal udføres på bilag, ud fra de definerede kriterier. Administratorer kan redigere og oprette nye workflows under Værktøjer> Workflow.